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Microsoft 365 : Gérez vos groupes avec un Chatbot IT dédié

5 oct. 2021 15:57:47


Automatiser les réponses aux questions récurrentes posées au support

De plus en plus d'entreprises recherchent un moyen plus efficace de résoudre les problèmes informatiques courants et de répondre aux questions des employés, afin de libérer leur personnel informatique pour qu'il puisse se consacrer à des problèmes plus complexes.

Les Services Desks ont notamment une demande croissante pour gérer les demandes autour des groupes Microsoft 365. Peu de personnes savent comment créer des groupes ou ajouter/supprimer des membres.

Les utilisateurs peuvent désormais solliciter l'agent virtuel Konverso directement depuis leur environnement Microsoft Teams, Slack ou Google Chat. Il permet aux clients de gérer un groupe Microsoft Office 365 à l'aide de workflow conversationnels prêts à l’emploi.

Autrefois fastidieuse, la gestion des groupes M365 est désormais la partie la plus rapide de la journée de travail.

A la recherche de nouveaux moyens d'automatisation

« Nous répondions aux mêmes questions semaine après semaine », voilà ce que les équipes de Konverso entendent chaque jour de la part de leurs clients. « Comment se connecter au Wi-Fi ? Où sont les imprimantes ? Comment obtenir un logiciel ? Comment puis-je avoir accès à ceci ou cela ? »

Agent Virtuel: calculer vos économies potentielles

Les entreprises se tournent désormais vers l'IA (intelligence artificielle) pour trouver des business solutions et améliorer l’expérience des employés. Elles veulent des parcours rapides et simples pour leurs utilisateurs finaux, y compris en ce qui concerne le support informatique.

Cette approche automatisée offre un autre avantage pour les entreprises : la possibilité d’apporter du support à davantage d'employés sans ressources informatiques supplémentaires et en toute sécurité. 

Un domaine dans lequel cette approche est particulièrement applicable est la gestion des demandes de groupes Microsoft 365. Les groupes Microsoft 365 sont utilisés pour la collaboration entre les utilisateurs, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'entreprise, notamment en France.

Dans le cadre de leurs activités métiers, les entreprises font un usage intensif des groupes Microsoft 365.  Les groupes Microsoft 365 sont le service d'adhésion inter-applications de Microsoft 365.

À un niveau de base, un groupe Microsoft 365 est un objet dans Azure Active Directory avec une liste de membres et un couplage à des services, notamment un site d'équipe SharePoint, une boîte aux lettres Exchange partagée, un planificateur et un espace de travail Power BI. 

Peu de personnes savent comment créer des groupes ou ajouter/supprimer des membres. La plupart des propriétaires de groupes qui souhaitent ajouter/supprimer des membres d'un groupe ou désactiver un groupe contactent leur service d'assistance informatique. Cela crée un travail manuel pour l'équipe du service d'assistance informatique et un temps d'attente pour les demandeurs

 

chatbot de Konverso

 

Le Chatbot IT Ops prend le relais

Grâce à une compréhension avancée du langage naturel (NLU), Konverso identifie et déclenche l'action du groupe Microsoft Office 365 qu'un utilisateur souhaite effectuer.

Le Chatbot IT Ops peut effectuer les actions suivantes avec les datas du flux de conversation du groupe Microsoft Office 365 directement depuis Microsoft Teams ou Slack :

  • Ajouter un utilisateur au groupe Microsoft Office 365
  • Supprimer un utilisateur du groupe Microsoft Office 365
  • Ajouter un propriétaire au groupe Microsoft Office 365
  • Supprimer le propriétaire du groupe Microsoft Office 365
  • Obtenir les détails du groupe Microsoft Office 365

Une intégration est nécessaire avec le service Microsoft via la plateforme d'IA conversationnelle Konverso. En utilisant l'API REST existante, le workflow conversationnel appelle ces actions pour réaliser un traitement de bout en bout de la demande.

Le Chatbot Konverso IT Ops garde également la trace de l'action en créant un ticket dans les solutions ITSM telles que ServiceNow, Jira Service Management ou autres.

Le Chatbot IT Ops élimine le travail manuel effectué par l'équipe Helpdesk et le temps d'attente des demandeurs en proposant une interface en self-service pour la gestion des groupes. Le développement et l’application de ce Chatbot permet désormais aux propriétaires de groupes de demander et de recevoir un accusé de réception en quelques secondes durant la conversation.

L’environnement de travail des salariés est amélioré, car ces derniers sont plus efficaces et leurs problèmes techniques sont résolus rapidement grâce au machine learning et au traitement du langage naturel du Chatbot.

Chatbot Koji

Le futur est maintenant

Au-delà de ce processus d'automatisation, de nombreux nouveaux scénarios inscrits dans cette transformation digitale sont permis.

Les employés peuvent interagir avec Konverso Chatbot IT Ops, via Slack, Microsoft Teams, Google Chat et les portails, pour plusieurs fonctions, notamment :

  • Poser des questions IT 
  • Accéder aux applications
  • Soumettre des tickets
  • Suivre leurs demandes IT 

 

témoignage de Colas

 

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Bertrand Lafforgue

Written by Bertrand Lafforgue

Bertrand has co-founded Konverso where he leads strategy, sales, partnerships and business development. Konverso has developed a vertical chatbot powered by artificial intelligence to augment the Service Desk team to better support millions of employees everyday.